Nieuws • 16 july 2025
Beste VvE-leden, We willen u graag informeren over een aantal ontwikkelingen binnen onze organisatie en de bredere markt waarin wij opereren.
Zoals u wellicht in de praktijk heeft gemerkt, staat de sector van VvE-beheer onder toenemende druk. Het aantal VvE’s in Nederland groeit snel, terwijl het aantal gespecialiseerde beheerkantoren juist afneemt. Daarbij komt een krappe arbeidsmarkt, stijgende verwachtingen vanuit VvE-leden én toenemende druk op leveranciers zoals onderhoudsbedrijven. Dit alles heeft ook binnen onze organisatie merkbaar effect.
Wij hebben de afgelopen periode een nieuw softwarepakket geïmplementeerd, waarmee we onze dienstverlening op de lange termijn verder willen professionaliseren en moderniseren.
We begrijpen dat deze overgang, samen met de eerdergenoemde marktdruk, er soms toe heeft geleid dat we niet altijd zo snel en adequaat hebben kunnen handelen als u van ons gewend bent of als wij zelf zouden willen.
Door de hierboven genoemde structurele ontwikkelingen in de VvE-branche, zijn wij genoodzaakt om onze dienstverlening scherper af te stemmen op wat wij op lange termijn verantwoord en kwalitatief kunnen leveren. Dat betekent dat we soms moeilijke keuzes moeten (gaan) maken over het beheer dat wij wel of niet (kunnen blijven) aanbieden.
Wij willen u bedanken voor het begrip en vertrouwen dat u ons in deze periode heeft getoond. We werken er hard aan om, binnen de huidige omstandigheden, onze processen verder te verbeteren en u de kwaliteit te blijven bieden die u van ons mag verwachten.
Wat betekent de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) voor uw VvE?
Eerder is de Wet kwaliteit incassodienstverlening van kracht geworden. Deze wet stelt strenge eisen aan partijen die incassowerkzaamheden uitvoeren richting consumenten, waaronder appartementseigenaren binnen een VvE. Ook VvE beheerders vallen onder de reikwijdte van deze wet.
Wat houdt de Wki in?
De Wki is bedoeld om consumenten beter te beschermen tegen onduidelijke of onzorgvuldige incassopraktijken. Incassodienstverleners moeten voortaan:
Transparant zijn over kosten, termijnen en procedures
Voldoen aan eisen rond deskundigheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid
Geregistreerd zijn in het nieuwe Landelijk Incassoregister
Partijen die niet voldoen aan deze eisen, mogen geen incassowerkzaamheden meer uitvoeren richting consumenten.
Wat betekent dit voor uw VvE?
Als beheerder verzorgen wij al jaren de incassoprocedures bij achterstallige betalingen namens VvE’s. Onder de nieuwe wetgeving betekent dit dat wij wettelijk als incassodienstverlener worden gezien. Iedere VvE met particuliere leden krijgt hiermee dus indirect te maken.
Wat hebben wij als beheerder gedaan?
Wij hebben ervoor gekozen om onze incassowerkzaamheden niet uit te besteden, maar om zelf te voldoen aan alle eisen van de Wki. Dat betekent dat wij ons hebben geregistreerd als erkend incassodienstverlener en alle aanvullende verplichtingen naleven. Denk aan:
Transparante en zorgvuldige communicatie richting leden met een achterstand
Het hanteren van wettelijke termijnen en maximale kosten
Een professionele en juridisch verantwoorde inrichting van het hele incassotraject
Hoewel deze stap voor ons als organisatie gepaard gaat met extra kosten en administratieve lasten, vinden wij het belangrijk dat wij deze dienstverlening zelf kunnen blijven uitvoeren — rechtstreeks en vertrouwd, namens uw VvE.
Wat betekent dit voor u als VvE-bestuur?
Voor u verandert er in de praktijk weinig. U kunt erop blijven rekenen dat wij op een correcte, integere en juridisch onderbouwde manier optreden bij betalingsachterstanden. Tegelijkertijd bent u er zeker van dat uw VvE voldoet aan de wetgeving én dat leden op zorgvuldige wijze worden benaderd.
Tip voor VvE-besturen: werk met één gezamenlijk e-mailadres
Om de communicatie tussen VvE-besturen en ons als beheerder zo soepel mogelijk te laten verlopen, adviseren wij om te werken met één centraal e-mailadres namens het bestuur. Dit kan een algemeen mailadres zijn zoals naamvve@outlook.com.
Waarom is dit belangrijk?
Wanneer er met meerdere bestuursleden tegelijk wordt gemaild, ontstaat er soms verwarring: wie reageert, namens wie, en welke reactie geldt als definitief? Door te kiezen voor één gezamenlijk mailadres:
Verloopt de communicatie duidelijker en efficiënter;
Ontvangt u gerichte informatie op één plek;
Kunnen wij sneller schakelen, zonder ruis of tegenstrijdige antwoorden.
Continuïteit en bereikbaarheid
Altijd bereikbaar, ook als één van de bestuursleden met vakantie is of tijdelijk niet actief;
Eenvoudige overdracht bij bestuurswisselingen: het mailaccount blijft bestaan en kan worden overgedragen aan een nieuw bestuurslid;
Beter overzicht: alle communicatie met de beheerder op één plek.
Wat kunt u doen?
Kies een mailadres dat namens het bestuur gebruikt wordt voor alle communicatie met ons.
Richt eventueel een nieuw, algemeen e-mailadres in (bijvoorbeeld via Gmail, Outlook of uw eigen domein).
Informeer ons zodra het nieuwe mailadres actief is, zodat wij dit als vast aanspreekpunt kunnen noteren.
Denk mee over ons klanttevredenheidsonderzoek
Elk jaar horen wij graag hoe onze klanten de samenwerking met ons ervaren. In eerdere jaren deden we dit via een online klanttevredenheidsonderzoek. We merken echter dat vooral ontevreden klanten geneigd zijn dit in te vullen, terwijl tevreden klanten vaker afhaken. Dit is een bekend verschijnsel, ook wel de negativiteitsbias genoemd: negatieve ervaringen worden sneller en vaker gedeeld dan positieve.
Natuurlijk willen we het weten wanneer er onvrede is, juist dan kunnen we verbeteren. Maar om een volledig en eerlijk beeld te krijgen, hebben we ook de mening nodig van tevreden klanten.
U kunt kiezen uit de volgende drie opties:
Korte online vragenlijst
Een laagdrempelige manier om uw mening te geven. Het invullen duurt maximaal 5 minuten en kan indien gewenst anoniem.
Jaarlijks persoonlijk gesprek met uw accountteam
Een gesprek van circa 30 minuten, telefonisch, online of op locatie. Geschikt voor een open dialoog waarin wederzijdse verwachtingen besproken kunnen worden.
Combinatie van beide
Eerst een persoonlijk gesprek, gevolgd door een korte vragenlijst. Zo combineren we het persoonlijke met een gestructureerde terugkoppeling.
Geef uw voorkeur door
Om het klanttevredenheidsonderzoek goed aan te laten sluiten op uw wensen, vragen wij u om nu alvast aan te geven welke vorm uw voorkeur heeft.
Dat kan eenvoudig via de korte vragenlijst hieronder:
Heeft u andere ideeën of suggesties?
Gebruik het vrije invulveld in de vragenlijst om andere ideeën of suggesties met ons te delen. Alle input nemen we mee bij het vormgeven van het klanttevredenheidsonderzoek.
Wij wensen u een fijne zomer!
Namens ons hele team wensen wij u een fijne en ontspannen zomerperiode toe. De zomer is voor veel mensen een moment van rust en even afstand nemen van de dagelijkse gang van zaken. Of u nu op reis gaat, thuisblijft of gewoon wat vaker buiten bent: we hopen dat u een fijne en zomerperiode heeft.
Wij blijven bereikbaar
Uiteraard blijft ons team ook in de zomer beschikbaar voor uw VvE. Houd er wel rekening mee dat sommige collega’s met vakantie zijn, waardoor de reactietijd in bepaalde gevallen iets langer kan zijn dan u van ons gewend bent. We doen er alles aan om u ook in deze periode zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Met vriendelijke groet,
REBO Vastgoed Groep | afdeling VvE Management