Nieuws • 20 january 2026
Beste VvE-leden,
Het nieuwe jaar is begonnen en dat betekent nieuwe ontwikkelingen en kansen. In deze nieuwsbrief zetten we de belangrijkste onderwerpen voor u op een rij: van verduurzaming en digitalisering tot slimme manieren om sneller en makkelijker informatie te vinden. Zo blijft uw VvE overzichtelijk, efficiënt en klaar voor de toekomst.
Verduurzaming van appartementencomplexen: individuele wens, gezamenlijke uitdaging
De verduurzaming van appartementencomplexen staat hoog op de agenda. Stijgende energiekosten, aangescherpte wet- en regelgeving en ambities vanuit overheid en gemeenten zorgen ervoor dat VvE’s steeds vaker worden geconfronteerd met de vraag: wat kunnen en moeten we doen? In de praktijk blijkt dat verduurzaming voor VvE’s vaak complexer is dan gedacht.
Besluitvorming binnen de VvE: geen eenvoudige opgave
Waar een individuele woningeigenaar relatief snel kan besluiten om te investeren in isolatie of energiezuinige maatregelen, ligt dat binnen een VvE anders. Verduurzamingsmaatregelen raken vaak het gehele gebouw, vragen om aanzienlijke investeringen en vereisen draagvlak onder de eigenaren. Verschillende belangen, financiële mogelijkheden en visies maken het niet eenvoudig om tot besluitvorming te komen.
Daarbij spelen ook praktische vragen een rol:
Wat is technisch haalbaar voor ons gebouw?
Hoe verhouden de kosten zich tot de baten?
Welke subsidies of financieringsmogelijkheden zijn beschikbaar?
En: welke meerderheid is vereist volgens de splitsingsakte?
Individueel verduurzamen: niet altijd zomaar toegestaan
We zien dat sommige appartementseigenaren, vanuit goede intenties, zelf stappen willen zetten. Denk aan het vervangen van glas, kozijnen of het verbeteren van gevelisolatie. Begrijpelijk, maar hier schuilt een belangrijk aandachtspunt.
Zodra maatregelen betrekking hebben op gemeenschappelijke zaken, zoals:
gevels,
kozijnen,
glas,
daken,
is individuele actie meestal niet zonder meer toegestaan. Deze onderdelen vallen onder het gemeenschappelijk eigendom van de VvE. Aanpassingen hieraan vereisen in de meeste gevallen voorafgaande toestemming van de VvE, vaak via een besluit in de ledenvergadering.
Waarom toestemming zo belangrijk is
Het gezamenlijk eigendom betekent dat wijzigingen gevolgen kunnen hebben voor:
het uiterlijk van het gebouw,
de bouwkundige staat,
onderhoudsverplichtingen op lange termijn,
en aansprakelijkheid.
Zonder toestemming kan een eigenaar worden verplicht om de wijziging terug te draaien, met alle kosten en frustratie van dien.
Heeft u vragen over verduurzaming, besluitvorming of individuele verzoeken binnen uw VvE? Neem dan contact op met uw VvE-beheerder. Samen kijken we naar oplossingen die passen bij uw gebouw én uw leden.
Nieuwe ontwikkeling: uw splitsingsakte eindelijk écht toegankelijk
VvE leden hebben regelmatig vragen over wat wel en niet is toegestaan binnen de VvE. Het antwoord staat vrijwel altijd in de splitsingsakte, maar in de praktijk is die vaak lastig te doorzoeken en niet altijd even duidelijk geformuleerd. Daar brengen wij binnenkort verandering in.
Digitalisering van de splitsingsakte
In het eerste kwartaal introduceren wij binnen ons beheersysteem een nieuwe functionaliteit waarbij de splitsingsakte van uw VvE wordt gedigitaliseerd en overzichtelijk ontsloten. De bepalingen uit de akte worden op een logische en begrijpelijke manier vastgelegd, zodat ze eenvoudig terug te vinden zijn voor bestuur en leden.
Direct antwoord op vragen
Een belangrijk onderdeel van deze ontwikkeling is de inzet van een AI-assistent. Via de app of het portaal kunnen VvE-leden en bestuursleden vragen stellen, zoals:
Mag ik mijn appartement verhuren?
Wat zegt de akte over het plaatsen van zonnepanelen?
Wie is verantwoordelijk voor welk onderhoud?
De AI-assistent geeft direct antwoord op basis van de gedigitaliseerde splitsingsakte. Dat betekent minder zoekwerk, minder interpretatieverschillen en vooral: sneller duidelijkheid.
Wat levert dit uw VvE op?
Altijd snel inzicht in de geldende regels
Minder vragen aan het bestuur
Minder kans op misverstanden of fouten
Bekijk de video
In een korte video laten wij zien hoe deze functionaliteit werkt en wat de voordelen zijn voor uw VvE in de dagelijkse praktijk.
📽️ Bekijk hier de video
Samen naar duurzame en betaalbare communicatie
In een eerdere nieuwsbrief hebben wij u geïnformeerd over de veranderingen in de postbezorging en de stijgende portokosten. Post wordt minder vaak bezorgd en de kosten voor drukwerk en verzending blijven toenemen. Tegelijkertijd willen wij blijven investeren in efficiënte, duurzame en toekomstbestendige communicatie met VvE’s.
Waarom deze stap?
Papieren post brengt inmiddels aanzienlijke kosten met zich mee en is:
minder snel dan digitale communicatie;
minder duurzaam door papier- en transportgebruik;
gevoeliger voor vertraging, juist bij belangrijke stukken zoals vergaderuitnodigingen.
Digitale communicatie is sneller, overzichtelijker en beter voor het milieu. Daarom stimuleren wij het gebruik van e-mail waar mogelijk.
Wat gaat er veranderen?
Vanaf 1 april 2026 brengen wij porto- en printkosten in rekening bij de VvE voor stukken die per post worden verzonden aan leden die geen e-mailadres hebben doorgegeven aan het bestuur.
Voor leden waarvan een e-mailadres bij ons bekend is, blijven wij uiteraard digitaal communiceren zonder extra kosten.
Tijd om samen voor te bereiden
We kiezen bewust voor een invoeringsdatum per 1 april 2026. Zo hebben besturen ruim de tijd om ontbrekende e-mailadressen te verzamelen.
Om hierbij te helpen, ontvangt ieder bestuur in januari 2026 van ons een overzicht van de bij ons bekende e-mailadressen. Zo ziet u in één oogopslag:
welke leden digitaal bereikbaar zijn;
en voor welke leden nog een e-mailadres ontbreekt.
Het bestuur kan dit vervolgens opnemen met de betreffende eigenaren.
Digitale communicatie is al het uitgangspunt
Ten overvloede wijzen wij erop dat in onze beheerovereenkomst is opgenomen dat de communicatie met VvE’s en eigenaren in digitaal plaatsvindt. Tot op heden zijn wij hier altijd coulant mee omgegaan. De aangekondigde wijziging is een volgende stap om kosten beheersbaar te houden en onze dienstverlening duurzaam in te richten.
Factuurcontrole binnen de VvE: efficiënter en gerichter toezicht
Factuurcontrole is een belangrijk onderdeel van goed VvE beheer. Bestuursleden vervullen hierin een toezichthoudende rol: controleren of kosten terecht zijn en passen binnen de gemaakte afspraken. Tegelijkertijd begrijpen wij dat niemand zit te wachten op onnodige administratieve lasten.
Hoe was het geregeld?
In onze voormalige software konden we factuurcontrole slim inrichten. Het bestuur ontving alleen die facturen ter controle:
die afweken van een bestaand contract, of
waarvoor geen contract aan de factuur ten grondslag lag.
Contractfacturen die volledig binnen de gemaakte afspraken vielen, konden automatisch worden verwerkt zonder extra handmatige controle door het bestuur. Dat zorgde voor overzicht en efficiëntie.
Overgang naar Convect: tijdelijk anders
Bij de overstap naar de software van Convect was deze specifieke inrichting aanvankelijk niet mogelijk. Dit betekende dat we slechts één optie hadden:
Het bestuur ontving alle facturen ter controle, ongeacht of er een contract aan ten grondslag lag.
Goed nieuws: gerichtere factuurcontrole nu mogelijk
Inmiddels biedt Convect wél de mogelijkheid om factuurcontrole weer gerichter in te richten. Dat betekent dat we weer zullen instellen dat het bestuur alleen facturen ontvangt ter controle die afwijken van een contract, of geen contractuele basis hebben.
Contractfacturen die conform afspraak zijn, worden daarmee automatisch verwerkt. Hierdoor hoeft het bestuur minder facturen te controleren.
Met deze verbetering sluiten we weer aan bij onze eerdere werkwijze én bij wat wij zien als goed en werkbaar VvE beheer. Heeft u vragen over de factuurcontrole? Neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee.
Hoe gaan we verder? Een hybride aanpak voor VvE-vergaderingen
De resultaten van de pilot met middagvergaderingen zijn positief. Tegelijkertijd zien we dat de wensen per VvE verschillen. Daarom kiezen wij vanaf het komende vergaderseizoen voor een hybride aanpak.
Wat betekent dit concreet?
Onze accountmanagers stellen in overleg met het bestuur af of een vergadering in de middag of in de avond plaatsvindt. Zo blijft maatwerk mogelijk en kunnen we rekening houden met de specifieke situatie en samenstelling van uw VvE.
Onze voorkeur: vergaderen in de middag
Hoewel beide opties mogelijk blijven, hebben wij een duidelijke voorkeur voor vergaderingen die overdag plaatsvinden, met een starttijd vóór 16.00 uur en afronding uiterlijk om 18.00 uur. De ervaringen uit de pilot laten zien waarom:
Betere focus en efficiëntie
Vergaderingen overdag verlopen doorgaans gestructureerder en kosten vaak minder tijd.Goede of zelfs hogere opkomst
Met name bestuursleden en eigenaren die ’s avonds moeilijk kunnen aansluiten, ervaren de middag als prettig alternatief.Duurzame dienstverlening
Door een betere werk-privébalans voor onze medewerkers kunnen wij de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening ook op de lange termijn blijven waarborgen.
Avondvergaderingen blijven mogelijk
Wij begrijpen dat een middagvergadering niet voor elke VvE haalbaar is. In die gevallen blijft een avondvergadering uiteraard mogelijk. Houd er wel rekening mee dat hier in de toekomst andere voorwaarden aan verbonden kunnen worden. In de branche zien we dat de middagvergaderingen veelal als de standaard worden gehanteerd.
Samen kiezen wat het beste past
Bij het plannen van de eerstvolgende vergadering gaat uw accountmanager graag met u in gesprek over het meest geschikte tijdstip. Daarbij wordt altijd gekeken naar:
de samenstelling van de VvE,
de agenda en complexiteit van de vergadering,
en de praktische haalbaarheid voor alle betrokkenen.
Op deze manier zoeken we samen naar een vorm die betrokkenheid, efficiëntie en kwaliteit ondersteunt.
Wij blijven ons ook in 2026 graag inzetten voor helder, efficiënt en toekomstgericht VvE-beheer. Heeft u naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen of wilt u meer weten over één van de onderwerpen? Neem dan gerust contact met ons op. Namens het hele team wensen wij u een gelukkig, gezond en succesvol 2026!
Met vriendelijke groet,
REBO Vastgoed Groep | Afdeling VvE Management