We proberen aankomend jaar iets nieuws! Tijdens het komende vergaderseizoen starten we een pilot waarbij een deel van de VvE-vergaderingen niet meer ’s avonds, maar uiterlijk om 16:00 uur begint.
Waarom deze verandering? We hopen op een betere opkomst, efficiëntere vergaderingen en een betere werk-/privé balans voor onze medewerkers. Na afloop van het vergaderseizoen evalueren we samen hoe dit is bevallen.
Doet jouw VvE mee?
Wat houdt de pilot in?
Veel VvE-vergaderingen vinden nu ’s avonds plaats, meestal rond 19:30 uur. Dit jaar willen we iets nieuws proberen: een pilot waarbij een deel van de vergaderingen uiterlijk om 16:00 uur in de middag start.
Samen met je accountmanager kun je afstemmen wat het beste tijdstip is, maar we streven ernaar om de vergadering vóór 18:00 uur af te ronden. Zo houden we de avond voor iedereen vrij.
Na afloop van het vergaderseizoen bekijken we samen met de deelnemers hoe dit is bevallen en besluiten we op basis daarvan hoe we in de toekomst met vergadertijden omgaan.
Waarom deze verandering?
De pilot is gebaseerd op drie belangrijke redenen:
1. Meer betrokkenheid
We merken dat de opkomst bij avondvergaderingen afneemt. Steeds meer mensen hechten er waarde aan om hun avonden zelf in te kunnen vullen. Volle agenda’s en een drukke werkdag maken het soms lastig om ’s avonds nog deel te nemen aan een VvE vergadering. We merken dat ontspanning in de avonduren steeds belangrijker wordt gevonden. Met deze pilot hopen we dat meer eigenaren deelnemen, wat de betrokkenheid en kwaliteit van de vergaderingen ten goede komt.
We hebben gemerkt dat steeds meer mensen hun werkweek flexibel kunnen invullen. Bijvoorbeeld door de werkdag eerder te starten of langer door te werken. Hierdoor kan er gedurende werkweek tijd gepland worden voor andere activiteiten zoals het deelnemen aan een VvE vergadering in de middag. Op deze manier kunnen de avonden vrij gehouden worden.
2. Efficiëntere vergaderingen
Een lange en drukke dag heeft weerslag op de energie tijdens een vergadering in de avond. In de middag hebben de meeste mensen meer energie wat zorgt voor een verbeterde concentratie. Ook zorgt dit ervoor dat er helderder nagedacht kan worden en betere beslissingen genomen kunnen worden. Deelnemers aan middagvergaderingen zijn vaak meer betrokken en denken actief mee. Vergaderingen verlopen efficiënter en duren korter.
3. Beter inspelen op de arbeidsmarkt
De huidige arbeidsmarkt stelt ons voor grote uitdagingen. Het behouden en aantrekken van account- en technisch managers is erg belangrijk voor de kwaliteit van onze dienstverlening en de klanttevredenheid. Het is steeds moeilijker om medewerkers te vinden die in de avonduren willen werken. Omdat VvE vergaderingen vaak worden gepland buiten kantoortijden, heeft dit een behoorlijke impact op de werk-/privébalans van onze medewerkers. Samen willen we daarom werken aan een betere balans, zodat we jou nu én in de toekomst goed van dienst kunnen blijven.
Doet jouw VvE mee?
Laat het je accountmanager weten als je met jouw VvE mee wilt doen. Samen bekijken we dan welke dag van de week en welk tijdstip het best geschikt is. De geplande datum en tijd communiceren we dan tijdig aan alle eigenaren, zodat zij er rekening mee kunnen houden. Ook geven we uitleg waarom we de vergadering overdag hebben gepland.
Hoe nu verder?
Na de vergaderingen in het voorjaar van 2025 bekijken we hoe de pilot is verlopen. We delen de resultaten met alle betrokkenen en beslissen daarna hoe we in de toekomst omgaan met vergadertijden.
We snappen dat deze verandering even wennen is. Tegelijkertijd geloven we dat het bijdraagt aan betere vergaderingen en continuïteit van onze dienstverlening. We hopen dan ook dat je mee doet aan deze pilot. Heb je vragen of opmerkingen? Laat het ons vooral weten. We staan klaar om met je mee te denken.
We kijken ernaar uit om je te zien tijdens de komende vergaderingen!